A késedelmes fizetés nem játék!
Egy felmérés szerint a magyar vállalatok közel fele igénybe vesz valamilyen külső szolgáltatót kintlévőségei behajtására – nem véletlenül: bevételüknek már 8%-a a fizetési határidőn túl érkezik be.
Mi okozza ezt a tetemes mennyiséget?
Ha eltekintünk a vevők likviditási problémáitól, a késedelmes számlafizetéseknek legtöbbször adminisztratív okai vannak, amelyek a számlafeldolgozásban keresendőek.
Nem kell notórius nem fizetőnek vagy cashflow zsonglőrnek lenni ahhoz, hogy fizetendő számláink – a legjobb szándék ellenére – túlcsússzanak a fizetési határidőn.
Elég, ha az adott számla egy fiókban vagy valakinek a ˝tennivalók˝ tálcáján pihen heteket (hónapokat).
Esetleg a jóváhagyó vezető nincs gépközelben napokig, vagy a rendes, pénzt termelő munkája mellett a szokásos 2-3 órás számlajóváhagyási ˝maratonra˝ esetenként már nem jut ideje. Ugye ismerős helyzetek?
A rendszeres késedelmes fizetés következményei nem maradnak el. A késedelmi kamat, vagy egy esetleges behajtási folyamat önmagában jelentős többletkiadásokkal jár, de a pénzügyi minősítő cégek kimutatásai nyomán számos további hátrány érheti a vevőt (vevőminősítés, adósbesorolás). Mindez még a forgalmára is kihathat, mivel számos nagyvállalat beszállítóként is minősítteti így cégünket. Végül rosszabb kondíciókat kapunk a beszállítóinktól.
Hogyan kerülhető el a késedelem?
A digitalizálással a számla egy automatikus, online pályára kerülhet, a jóváhagyás kiszámíthatóvá és egyszerűvé válik, nincs többé parkolt számla.
A papír alapú dokumentum (számla, vagy akár szállítólevél stb.) – egyetlen gombnyomásra – feldolgozott, és a megfelelő helyre bekötött adathalmazzá válik, amely automatizáltan halad tovább a rendszerben: az érintettek értesítők és emlékeztetők mentén avatkozhatnak be, mindig akkor és annyiban, amikor és amennyire szükséges.
Mindezt akár menet közben, egy mobiltelefon segítségével: a jóváhagyó saját telefonján is előhívhatja a jóváhagyandó számlákat és minden szükséges adatot egyidejűleg lát, ami a folyamatot percekre rövidíti.
Az irodai folyamatautomatizálásnak köszönhetően nincs több duplikált feladatvégzés, nem jelent kockázatot a papír alapú dokumentumok elvesztése, elkerülhetőek a felesleges körök a kollégák közötti egymásra várakozás miatt.